У XXI века бешеный ритм. Он диктует свои правила, и каждое из них съедает время. Его катастрофически не хватает. Работать приходится на износ. Отдыхать полноценно не получается. Сон урывками не приносит отдыха ни телу, ни уму. Результат – нервы ни к черту, болячки копятся, отношения с самыми родными и близкими людьми портятся или вовсе сводятся на нет. А что с работой? И там тоже не все в порядке.
Как обуздать время?
Как заставить 24 часа каждых суток работать с полной отдачей? Ответ кроется в слове «тайм-менеджмент». Это слово появилось в русском языке относительно недавно, но сразу же заставило прислушаться к своим правилам. Управление временем – искусство все успевать, то есть грамотно распределять во времени свои цели и задачи.
Тайм-менеджмент учит правильному планированию. Главное правило – планирование должно быть предварительным и не сводиться к простому списку дел на день. Секрет кроется в сортировке дел на главные (приоритетные) и второстепенные. Кроме того, есть долгосрочные и краткосрочные дела, а еще те, которые никто, кроме вас сделать не может. И те, которые можно поручить кому-то, не опасаясь некачественного выполнения. Здесь останется только вовремя проконтролировать процесс выполнения.
В чем секрет правильного планирования?
Прежде всего, в том, что любой план должен существовать в записанном виде. «Карта дел» - так назовем свой план действий и купим для него толстую тетрадь в клетку. Почему нас не устроит покупка обычного ежедневника? Отвечаю: потому, что мы попробуем расчертить и распланировать каждый день несколько иначе, чем это принято в стандартном ежедневнике. Кстати, этот метод не новый, его изобрел неутомимый сэр Бенджамин Франклин и совершенствовал всю жизнь, на деле доказывая его преимущества.
Итак, составляем пирамиду своих дел, начиная с самой дальней цели и задачи. Именно ей предстоит стать основанием пирамиды. Её мы определим, как основополагающую, и под нее мы будем составлять краткосрочные задачи.
Цель сформулирована, теперь определяем сроки и записываем их рядом в отдельной графе. Следующий шаг – определение того, что нужно сделать, чтобы в кратчайшие сроки добиться выполнения цели. Определяя эти этапы, не забудем разбить их на подпункты. Запоминаем: мелкие задачи легче решать.
Рядом с каждым подпунктом делаем графы «Срок выполнения» и пишем «Кто будет выполнять?» Это очень важный момент: определение срока дисциплинирует, а точное знание фамилии исполнителя дает возможность проверить человека в деле.
Далее следуют графы «Почему не сделано?» и «На какую дату перенесено?» Нерешаемых задач нет, есть объективные причины их не выполнения. Проводим анализ, выявляем причины, вносим коррективы в своей план и двигаемся дальше.
Новые цели и задачи, которые обычно подкидывает нам каждый новый день, придется вносить в уже составленный план. Для этого нам понадобятся новые графы и обозначения. Например, такие: «Важно», «Можно перенести», «Поручить сотруднику», «Сделать самому», «Долой». Последняя графа нужна для обозначения тех дел, которые, отнимая много времени, не являются значительными. Их можно безболезненно не делать вообще или, в крайнем случае, перепоручить новичку, в чьих способностях вы не уверенны.
И обязательно добавить еще одну графу – «Контроль и замечания». Держать под контролем придется не только свою забывчивость, но и постоянно отмечать, что сделано хорошо, а что можно было бы и лучше. Ориентируясь на замечания, принимаем решения по улучшению качества работы и поощрение сотрудников.
Чем поможет привычка планировать?
Предварительное планирование, да еще и грамотно составленное, – залог повышения эффективности работы. Производительность труда повышается, как минимум, на 27 % процентов, как максимум, на 90 %. А обилие отметок о хорошем и отличном выполнении всех запланированных на день дел повышает работоспособность и стимулирует к новым свершениям.
Одним словом, управлять временем легко и приятно. Тайм-менеджмент помогает сосредоточиться на главном, отсечь второстепенные задачи, повысить эффективность использования рабочего (и не только!) времени и, не размениваясь на мелочи, стремительно приближаться к своей главной цели.
